Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung Organisation von Seminaren und Meetings Datenbankbetreuung und Aufbau von Datenbanken Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englisch Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von Bankkonten Sprachkursverwaltung Buchen von Dienstreisen Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung. Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verst... Datenbankverwaltung;Verwaltungsleitung;Visa;Kommunikation;Administration;Engagement;Koordination;Terminplanung;Datenbank;Englisch;Administration;Deutsch;Übersetzung;Führung;Englisch;Wohnungen;Versicherungswesen;Flexibilität;Korrespondenz;SAP;Eigeninitiative;Gebäudemanagement;Wohnungsverwaltung;Geschäftsreisen;Flexibilität;Internet Original Stellenanzeige auf StepStone.de – Jetzt Jobagent bei StepStone einrichten und Traumjob finden! https://bit.ly/2KOagYD Mehr Informationen zu Arbeitgebern, Gehaltsdaten und Karrieretipps finden Sie auf StepStone.de
Job DescriptionDie Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung.Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Vollzeit oder Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung), eineAssistenz (w/m/d) für die VerwaltungsleitungBewerbung bis 04.05.2025Arbeitsbeginn ab sofort möglichArbeitsumfang Vollzeit/Teilzeit
Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und TerminplanungOrganisation von Seminaren und MeetingsDatenbankbetreuung und Aufbau von DatenbankenSchnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in MünchenInternationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englischWohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen HausverwaltungVerwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des InstitutsAufbau und Pflege der Vertragsmanagement-DatenbankFührung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von BankkontenSprachkursverwaltungBuchen von DienstreisenFührung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder Verwaltungsfachangestellte:rHervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftEinen sicheren Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, E‑Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignenInterkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur WeiterbildungTeamgeist und Engagement bei der Lösung individueller FragenEin hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und VerschwiegenheitIdealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen ForschungseinrichtungSAP‑Kenntnisse sind von Vorteil
eine interessante und abwechslungsreiche TätigkeitVergütung bis zur Entgeltgruppe 9 a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie sämtliche Nebenleistungen nach TVöD BundKonditionen und Sozialleistungen des öffentlichen DienstesVereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und einen Tag Homeoffice pro WocheKinderbetreuung im Fröbel-KindergartenZuschuss zum Jobticket von derzeit 23,28 EUR pro MonatKantine im InstitutDie Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
JBRP1_DE
Job DescriptionDie Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung.Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Vollzeit oder Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung), eineAssistenz (w/m/d) für die VerwaltungsleitungBewerbung bis 04.05.2025Arbeitsbeginn ab sofort möglichArbeitsumfang Vollzeit/Teilzeit
Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und TerminplanungOrganisation von Seminaren und MeetingsDatenbankbetreuung und Aufbau von DatenbankenSchnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in MünchenInternationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englischWohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen HausverwaltungVerwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des InstitutsAufbau und Pflege der Vertragsmanagement-DatenbankFührung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von BankkontenSprachkursverwaltungBuchen von DienstreisenFührung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder Verwaltungsfachangestellte:rHervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftEinen sicheren Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, E‑Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignenInterkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur WeiterbildungTeamgeist und Engagement bei der Lösung individueller FragenEin hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und VerschwiegenheitIdealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen ForschungseinrichtungSAP‑Kenntnisse sind von Vorteil
eine interessante und abwechslungsreiche TätigkeitVergütung bis zur Entgeltgruppe 9 a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie sämtliche Nebenleistungen nach TVöD BundKonditionen und Sozialleistungen des öffentlichen DienstesVereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und einen Tag Homeoffice pro WocheKinderbetreuung im Fröbel-KindergartenZuschuss zum Jobticket von derzeit 23,28 EUR pro MonatKantine im InstitutDie Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
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Job DescriptionSelbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und TerminplanungOrganisation von Seminaren und MeetingsDatenbankbetreuung und Aufbau von DatenbankenSchnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in MünchenInternationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englischWohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen HausverwaltungVerwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des InstitutsAufbau und Pflege der Vertragsmanagement-DatenbankFührung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von BankkontenSprachkursverwaltungBuchen von DienstreisenFührung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
